告別式の受付を頼まれたら?心構えや服装、受け答えなど徹底解説!

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3.告別式の受付係のお仕事①


出典元:http://da-inn.com/otsuya-uketsuke-52831/

 

事前準備から参列者をお迎えするまでの受付係のお仕事についてご説明します。

参列者が訪れて受付が始まってしまうと、一気にバタバタします。

焦らないように、事前の準備はしっかりと行いましょう。

 

3-1告別式会場には遅くとも1時間前に到着を

参列者は、葬儀開始時刻の30分前からいらっしゃることがあります。

喪家側より指示がない限り、遅くとも1時間前には会場に到着しておきます。

 

喪主と遺族に挨拶をして、葬儀が始まる30分前には全ての準備を完了しておくようにしましょう。

また、携帯電話は忘れないうちに電源を切っておく方が良いでしょう。

 

3-2事前準備は丁寧に


出典元:http://da-inn.com/otsuya-uketsuke-52831/

 

受付係は参列者から会場の場所や開始時刻の質問をされることが多いため、まずは会場のレイアウトや式の流れを頭に入れておきます。

トイレや駐車場の場所、満車になった場合の近隣のコインパーキングの場所も把握しておくとなお良いでしょう。

 

次に、受付エリアの準備をします。

受付に必要な備品は、全て喪主や葬儀社が準備をしてくれていますので、記帳用のペンが揃っていることを確認し、芳名帳の行ごとに番号を振っておきます。

これは香典を受け取ったときに照合しやすくするための番号です。

 

また、忘れがちなことですが、自分用のメモ帳と筆記用具も準備しておきます。

当日は、参列者から予想外の質問を受けて、答えられない場合もあります。

その時にはメモに書いておいて、後から葬儀社のスタッフや遺族に聞くなどして対応することになりますので、メモとペンがあると安心です。

 

3-3最初のお仕事は、参列者への挨拶から

受付係の最初のお仕事は、参列者への挨拶から始まります。

参列者がお悔やみの言葉を述べたら、遺族に代わって、参列してくださったことに対する感謝とお礼の挨拶をします。

 

<挨拶例>

「本日はお忙しい中(ご多忙中のところ)、お越しいただきましてありがとうございます。」

「わざわざ遠方よりお越しいただきまして、ありがとうございます。」

「本日は足元の悪い中、お越しいただきましてありがとうございます。」(雨天の場合)

 

もし緊張してうまく言葉が出てこなかった場合には、「ご訪問ありがとうございます」と申し上げながら、心を込めてお辞儀をすると良いでしょう。

参列者が、何と言ったら良いか戸惑っている場合には、気遣いとして受付係の方から先に挨拶をすることもあります。

挨拶をするのはどちらが先という決まりはありませんので、その場に応じて臨機応変に対応していくのも大切です。

 

挨拶をするときに大声と笑顔は禁物です。

ちゃんと聞こえる程度の声であれば問題ありませんので、控えめなトーンではっきりと話しましょう。

 

そういった挨拶があると、参列者も気持ちよく感じるため、モタモタした印象を与えにくい傾向があります。

受付は混み合うと待ち時間が長くなります。

最初の挨拶で相手に好印象を持ってもらうと、その後のやり取りがスムーズに進み、お互いに気持ちよく進めていくことができます。

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