告別式の受付を頼まれたら?心構えや服装、受け答えなど徹底解説!

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4.告別式の受付係のお仕事②


出典元:http://da-inn.com/otsuya-uketsuke-52831/

 

受付係のお仕事の中でもメインとなる、芳名帳への記帳のお願いや、香典の受け取り、返礼品の渡し方について詳しくご説明します。

受け答えの仕方についても、マナーをしっかりと身に付けておきましょう。

 

4-1芳名帳に記帳をお願いする

近年では、カード形式の芳名帳が増えてきました。

その場合は、参列者が別の場所でカードに名前と住所などを記入します。

受付係は、参列者から差し出された芳名カードを受け取ります。

 

ノート形式の芳名帳の場合は、受付で記帳してもらいます。

「恐れ入りますが、こちらにご住所とお名前をご記帳下さい。」「恐れ入ります。こちらにお名前とご住所をお書き頂けますでしょうか。」などと言い、フルネームだけでなく住所と会社名も記入していただくようにお願いします。

 

最近では、高齢の方や外国の方が参列することが増えてきており、代筆を頼まれるケースがあります。

その場合は快く引き受けて記帳して差し上げるのが望ましいです。

筆記用具は手渡す方がより丁寧ですが、混み合っている場合は難しいので、芳名帳の横にペン2~3本を、向きを揃えて取り易いよう綺麗に並べておきます。

 

4-2香典を受け取る


出典元:http://da-inn.com/reifuku-suit44835-2/

 

参列者から香典を差し出されたら「お預かりいたします」と述べ、必ず両手で丁寧に香典を受け取って一礼します。

芳名帳に記帳していただいたお名前と香典袋のお名前を確認し、芳名帳の行にあらかじめ書いておいた番号を香典袋にも記入します。

こうすることで、金銭トラブルを防ぐことができるのと同時に、香典の処理を簡単にすることができます。

もし香典袋に名字しか書いていなかった場合は、参列者にフルネームを聞いて書き足しておきましょう。

 

規模が大きい葬儀であれば、香典を渡す参列者が受付にかなり並ぶことになります。

混み合っていたら必要の無い話は極力避けるようにして、順序よく香典を受け取っていきましょう。

 

中には、参列できなかった人から香典を預かって一緒に受付に出す人もいます。

その場合は、参列できなかった人の分も記帳していただくことになります。

 

故人の意志や喪主の意向により、香典辞退の告別式もあります。

その場合受付は、「大変申し訳ありませんが故人のたっての希望で、香典は辞退させて頂いています。お納め頂けないでしょうか」と、丁重に対応しましょう。

 

なお、参列者によっては、会社の代表として告別式に参列していて、会社の経費から香典を出している場合があります。

経費処理するために、領収書の発行を受付に求めてくる場合がありますので、きちんと準備しておきましょう。

 

4-3返礼品を渡す

記帳して頂いて香典を受け取ったら、次は返礼品や会葬礼状など事前に用意してある返礼の品を丁重に差し出して「ありがとうございました」と言って手渡します。

小さいお葬式の場合は受付係が行いますが、規模の大きな葬儀になると、返礼品係という別の係りが設けられていることもあります。

香典が連名になっている場合は、全員に返礼品が行き届くように数を確認してお渡しします。

 

また、返礼品をお帰りの際にお渡しするケースもあります。

規模の大きな葬儀になると、返礼品の受け渡しをしていると受付が大混雑してしまいますので、返礼品の引き換えカードをお渡しして、告別式が終わってから受付に取りに来ていただくようにします。

葬儀に参列できない別の人の香典も一緒に預かってきた参列者がいた場合は、その香典を出してくれた人の分も一緒に返礼品のカードを渡すようにします。

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